스탠포드대학교 d.school-the Hasso Plattner Institute of Design 은 인간중심 디자인의 선구자이며, 디자인씽킹을 탄생시킨 데이빗 캘리 David Kelly https://pastelblink.tistory.com/128?category=941408가 소속된 유명한 디자인 연구기관입니다.
how might we create more engaging, inspiring and productive in-person and remote meetings?
어떻게 하면 회의 참가자들이 좀더 참여열의를 보이고, 영감을 주고, 생산적인 대면회의 또는 비대면 원격회의를 할 수 있을까요? 실패한 오프라인 회의 진행을 새로운 기술을 적용하는 것 만으로는 기대한 회의 결과를 달성할 수도 없습니다.
ZOOM에 참여한 모든 팀원들의 얼굴을 볼 수 있다고 해서 참여자 중심의 회의로 설계되었다고 볼 수 없습니다. 스탠포드대학교 디자인스쿨의 5단계 방법과 워크 시트를 소개합니다.
1 단계 : 회의의 목적과 원하는 결과를 명확히 합니다. 참가자와 공유해야 할 정보를 명확히 하고 우선순위를 정합니다. 프로젝트의 목적, 목표, 기대 결과, 그리고 시간단계별 진행순서 및 과정의 시각적으로 전달해야 합니다. 정보가 아니라 사람의 경험을 극대화하는 데 촛점을 두고 회의를 설계해야 합니다. 참가자들의 지능뿐 아니라, 감정, 감각, 그리고 신체가 모두 회의에 개입하도록 하는 노력이 필요합니다. 수십명, 수백, 수천명이 참여하는 대규모 미팅이 난장판이 되는 경험을 주지 않으려면, 회의 진행일정과 절차를 시각화하고, 회의 의도, 목적, 기대 결과들을 명확하게 공유해야 합니다. 그리고, 미팅 참가자가 많던 적던 간에, 7~8명 규모의 소집단으로 쪼개어 참가자가 소집단모임을 통해 그룹의 8명과 개인적으로 소통할 수 있는 기회를 제공합니다. 이런 과정을 통해, 단순한 정보 다운로드를 하는 대신에, 참가자의 정보, 감정, 경험 요소들이 회의의 면면에 녹아 들게 해야 합니다.
2 단계 : 회의를 하는 의도와 기대 결과를 명확히 전달합니다.
POP = 목적 purpose + 결과 outcome + 프로세스 process
회의를 진행하는 의도가 무엇인지, 어떤 결과를 기대하는 지를 알 지 못한채 회의에 참석하기를 원하는 사람은 없습니다. 모든 참가들에게 회의 의도와 기대 결과를 명확하게 전달해서 동일감 기대치를 갖도록 하는 것이 회의를 성공적으로 이끄는 데 중요합니다. 이러한 회의결과를 얻기 위한 프로세스도 명확히 함으로서, 모든 팀원이 개별 과정을 진행하는 이유를 이해시키고 적극적인 참여하도록 유도하도록 합니다
3 단계 : 참가자간 정보의 비대칭 문제를 창의적이고 신속하게 해결하려면 무엇 정보를 공유해야 하는 지, 그 정보는 누가 갖고 있는 지, 정보를 갖고 있는 사람이 팀원들에게 명확하고 자발적이며 간단 명료하게 전달하도록 회의 분위기를 조성할 필요가 있습니다. 각 팀원들의 감정상태가 호기심에 가득 차 있는 지, 짜증나 있는 지, 흥분해 있는 지를 파악해서 참가자 집단이 수동적 태도를 탈피하고, 좀더 자발적이고 참여적이 될 수 있도록 회의를 설계해야 합니다.
4 단계 : 3단계에서 확인된 정보, 감정, 행동 상태 및 방향을 유도하기 위해 다양한 참여 활동을 모색합니다. 참여 활동 방식은 브레인스토밍, 소그룹 정보 공유 및 토론, 바디랭귀지, 오디오 툴, 화이트보드, 스케치 등 다양하게 적용할 수 있습니다. 중요한 것은 모든 팀원들이 과정에 참여하도록 하는 것입니다.
5 단계 : 회의 개요와 진행 시간 일정을 3-4 부분으로 나누고, 종이에 스케치합니다. 선택한 정보, 감정, 행동, 활동을 계층화하고 회의가 어떻게 진행되는 지 확인합니다.
요약하면,
정보중심의 진행방식을 탈피하여, 회의의 진행이 인간중심적이도록 설계해야 회의의 기대 효과를 얻을 수 있습니다. 구체적인 실행 지침으로는
- 회의 목적과 기대 효과를 명확히 합니다
- 참가자와 무슨 정보를 공유할 것인지를 명확히하고 우선순위를 정합니다
- 참가자의 감정을 고려하고
- 참가자의 행동을 원하는 방향으로 변화시키도록 디자인 합니다
- 회의 목표를 달성하기 위한 다양한 활동 방안을 모색하고 실행합니다
- 회의 계획의 개요를 작성하고, 정해진 시간내에 모든 활동이 올바르게 진행되는 지를 확인합니다
출처 : dschool.stanford.edu/news-events/design-engaging-in-person-and-remote-meetings
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