비대면 (원격회의) 환경에서의 디자인 스프린트

본래, 디자인 스프린트는 대면을 전제로 한 문제해결 방법으로 2010년 탄생하였습니다.  그런데, 팬데믹 상황으로 인해 원격 문제해결의 중요성이 증대되자, 제이크 냅과 구글벤처스팀은 전세계 디자인 스프린트 공동체의 도움을 얻어 수천 가지의 비대면/원격 디자인 스프린트 적용사례에 대한 정보를 모으고 이를 기반으로 비대면 디자인 스프린트 활동 권고 사항을 정리 하였습니다.  

    디자인 스프린트를 비대면 환경에서 적용시 어떠한 점이 대면 환경과 다른지, 어떤 새로운 문제가 발생하는지, 이러한 변화된 환경속에서 디자인 스프린트 활동 성과를 얻기 위한 준비 및 점검 사항들을 무엇인지에 대해서 활동을 시작하기 전에 미리 논의할 필요가 있습니다. 

    

3.1 올바른 비대면 툴 및 준비용품 선택하기

 

비대면 상황에서는 프로젝트 팀원들이 물리적으로 다른 위치와 다른 공간에서 프로젝트 활동에 참여하게 됩니다.  가장 기본이 되는 것은, 모든 프로젝트 팀원들이 정해진 시간에 가상의 공간에서 만나서 최대한 공간적 제약을 줄이고 활동별 제한 시간안에 정해진 활동들을 수행할 수 있어야 합니다. 

 

• 화상회의 툴 : 제이크 냅과 구글 벤처스팀은 가상회의 툴로 ZOOM (zoom.us)을 추천합니다.

• 가상 화이트보드 툴 : 인간의 단기 기억능력 제약을 극복하고, 모든 중요한 정보를 팀원들간에 시각적으로 공유하기 위해서 화이트보드를 활용하는 것이 중요합니다.  가상의 화이트보드 솔루션 툴로는 MURAL (mural.co) 과 MIRO (miro.com)가 가장 널리 사용됩니다  

• 스크린 장비 구성 : 팀원당 스크린 2대 사용을 권장합니다.  그 중 한 대는 팀원들의 얼굴 (스크린 1)을, 나머지 한 대는 화이트보드 (스크린 2)를 동시에 살필 수 있도록 지원합니다.  이를 통해, 실제 대면 스프린트와 유사한 회의 경험을 제공하고자 합니다.  만약 스크린이 한 대 밖에 없다면, 화면크기의 3분의 2를 화이트보드용으로 할당하길 권장합니다.

• 고객인터뷰 툴 : 디자인 스프린트 마지막날 진행하는 고객인터뷰를 고객과 비대면으로 진행할 필요가 발생할 수 있습니다. 제이크 냅은 고객  인터뷰 툴로  WHEREBY (whereby.com) 를 사용하는 것을 권장하고 있습니다

• 영상, 음향 시스템 사전 점검 : 비대면 회의에 참여하기 위해 솔루션 툴에 로그인 할 때 영상과 음향 시스템이 정상적으로 작동하는 지 확인할 필요가 있습니다. 최초 로그인, 또는 휴식후 로그인 할 때마다 팀원 모두 프로젝트 참여에 이상이 없도록 매번 확인 함으로써 불필요한 시스템 조작으로 인해 팀원들의 활동이 중단되거나 낭비되는 상황을 방지합니다. 

• 사무용품 : 3x5 포스트잇 메모지, 페이퍼 메이트, 플레어 펜, 화이트보드 마커 등 각 팀원이 사무용품을 미리 구비하도록 공지합니다.  최소한 샤피펜과 복사용지는 기본적으로 구비해야 합니다.

 

3.2 가상 화이트보드 설정하기   

 

가상 화이트보드를 사용할 때 주의할 점은 프로젝트 팀 공용으로 사용할 공간과 별개로 개인별로 자신의 작업물을 작성하고 업데이트할 공간을 설정해야 한다는 것입니다.  

• 공통 및 독립 공간 : 매일 개별 활동 이벤트마다 별도의 가상 화이트보드 공간을 마련합니다.  

• 공간 활용 예시 및 전달내용 : 가상 화이트보드에서는 각 공간별로 샘플 HMW, 라이트닝 데모 템플릿 등과 같은 공간별 활용 예시와 전달내용을 모든 팀원들에게 미리 알려 줍니다.

• 개인별 작용 공간 : 개인별 작업을 위한 개별 화이트보드 공간을 미리 설정해 둡니다.  MURAL 템플릿 등을 사용하는 것이 도움이 됩니다

 

3.3 스프린트 일정 계획 세우기   

 

만약 서로 다른 표준시 지역에서 참여하는 팀원이 있다면, 표준시 차이를 감안한 스프린트 활동 참여 일정계획을 수립해야 합니다.  제이크 냅과 구글벤처스팀은 개인별 참여시간 일정계획을 세우는 데 WORLDTIMEBUDDY 솔루션 툴을 사용하는 것이 도움이 된다고 합니다.

    디자인 스프린트 팀원들 상호간에 서로 잘 모르는 사람들이 있다면, 아이스 브레이크를 통해 팀빌딩을 할 시간을 갖는 것이 도움이 됩니다.

 

3.4 스프린트 팀 사전 교육하기   

 

디자인 스프린트는 팀원들이 사전에 잘 짜여진 일정계획에 따라 프로젝트 활동을 수행하며, 계획되지 않거나 돌발적으로 활동을 방해하거나 중단하는 요인들을 배제합니다.  이를 통해, 모든 팀원이 제한된 시간안에 정해진 각본에 따라 활동하고 최대한 많은 양질의 정보를 바탕으로 최선의 결과를 얻도록 짜여져 있습니다.  따라서 스프린트가 생소한 팀원들이 스프린트 방법론을 이해하고, 비대면 활동을 위한 솔루션 툴 사용법을 연습해 볼 수 있도록 할 필요가 있습니다.  

• 조용한 회의공간 확보 : 팀원 각자 작업하기 조용한 장소에서 스프린트 활동에 참여하도록 요청합니다.  이러한 노력은 가족, 반려동물, 아이들로 인해 활동이 방해받지 않도록 하는 데 도움이 됩니다.

• 스프린트 방법론 사전 공유 : 만약 팀원들이 디자인 스프린트 활동에 익숙하지 않은 팀원이 있다면, 시작하기 일주일 전에 모든 팀원들에게 스프린트 진행방식에 대해 설명해 줍니다. 

• 스프린트 솔루션 툴 사용법 숙지 : 비대면 디자인 스프린트는 영상회의, 화이트보드, 팀미팅 솔루션 툴을 추가적으로 활용할 필요성이 커집니다.  따라서, 프로젝트 시작전에 모든 팀원들에게 이러한 솔루션 툴 소개 및 시연을 통해 사용법에 익숙해 지도록 지원합니다.

• 점심식사 및 간식 점검 : 진행자는 모든 팀원들이 자신의 커피, 스낵, 점심식사용 음식을 미리 준비해 두었는지 사전에 점검합니다.  회의중에는 자리를 비우기 어렵습니다.

• “자리 비움” 신호 공유 : 회의중에는 자리를 비울 필요가 있을 때 참석자들에게 자리비움 신호를 보내는 방법을 팀원들에게 미리 전달합니다. 이를 위해, ZOOM 채팅 기능을 사용하길 권장합니다.

• 진행요원 2명 확보 (옵션) : 가능하면 진행자 이외에 보조진행자를 선출하길 권장합니다. 진행자가 스프린트 절차에 집중할 때, 보조진행자는 팀원들에게 집중해서 그들이 도움을 필요로 하거나, 참여를 게을리 할 때 팀원들과 실시간으로 소통해서 활동 참여를 독려합니다.